個人情報保護規則


個人情報保護規則 総則


(目的)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成 15 年法律第 57 号。以下「個人情報保護法」という。)に基づき、日本行政書士会連合会(以下「本会」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項 を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 この規則は、本会が保有する個人情報を取り扱う役員等並びに事務局職員及び契約社員等従業者を対象として適用する。
(定義)
第3条 この規則において使用する用語は、個人情報保護法において使用する用語の例による。
(利用目的)
第4条 本会が取り扱う個人情報の利用目的は、以下に定めるとおりとする。
一 行政書士名簿の登録情報及び行政書士法人名簿の社員又は使用人である行政書士の登載情報は、行政書士法(以下「法」
という。)及び本会会則等の規定に基づき、登録手続及び行政書士名簿の作成並びに行政書士法人名簿の作成に使用するほか、以下に定める目的でこれを利用す るものとする。
イ 各種研修の受講及び電子証明書を含む各種証明書の発行に伴う行政書士の登録及び行政書士法人の届出の状況確認
ロ 会議や催し物等に関する連絡及び会報の送付先管理
ハ 法に規定する報酬額統計調査等の統計資料の作成
ニ 役員名簿等、各種名簿の作成及び管理
ホ 行政書士の顕彰、福利厚生及び共済事業に関する事務
二 事務局職員及び契約社員等従業者に関する雇用及び人事管理等に関する情報は、給与計算を含む人事管理及び福利厚生等を行う目的でこれを利用するものとす る。
三 前2号のほか、本会会則に定める事業目的を達成するため必要な範囲内でこれを利用するものとする。
(利用目的の変更)
第5条 前条の利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲を超えることはできないものとする。
(取得に際しての原則)
第6条 本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しないものとする。
2 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に
通知し、又は公表するものとする。
3 本会は、前項の規定にかかわらず、直接本人から書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することがで
きない方式で作られる記録を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用
目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りではない。
4 本会が、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
5 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を
本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
二 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(取得の制限)
第7条 本会は、次に掲げる特定の個人情報は、取得しないものとする。ただし、明示的な本人の同意又は本会の会則を含む法令に特別の規定がある場合、司法手続き上 不可欠な場合、その他個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために当該個人情報が必要かつ欠くことができない場合は、この限りでない。
一 思想、信条及び宗教に関する事項
二 人種、民族、門地、本籍地(所在都道府県に関する情報を除く。)、身体上又は精神上の障害、犯罪経歴、その他社会的
差別の原因となるおそれのある事項
三 勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
(利用目的による制限)
第8条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わないものとする。
2 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることに より当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(データ内容の正確性の確保)
第9条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。この場合において、行政書士名簿の個人デー タに関する変更申請及び行政書士法人の社員又は使用人である行政書士の個人デ
ータに関する変更届出は、法に基づき、それぞれ本人又は行政書士法人が行う手続きによるものとする。
(安全管理措置)
第 10 条 本会は、個人データの漏えい、滅失又はき損等の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとする。
2 本会は、個人データの適切な管理のために必要と認めるときは、次に掲げる事項を含む合理的な安全対策を講じるものとする。
一 個人データの利用者及び利用方法の制限
二 個人データの保管場所及び保管方法の制限
三 個人データの廃棄方法の制限
3 本会は、個人データの保護を維持するために、前項の安全管理措置について、必要に応じて見直しを行うものとする。
(チーフプライバシーオフィサー)
第 11 条 本会は、個人情報保護管理の最高責任者としてチーフプライバシーオフィサー(以下「CPO」という。)を置き、本会における個人情報保護管理に関する業務 を指揮監督させ、必要に応じて、その業務内容を理事会に報告させるものとする。
2 CPO は、総務部長をもってこれに充て、その業務を総務部に行わせるものとする。
(事務局個人情報保護管理責任者)
第 12 条 本会は、事務局個人情報保護管理責任者を置き、CPO の指揮監督のもと、事務局における個人情報保護管理業務を行わせ、必要に応じて、その業務内容を CPO に報告させるものとする。
2 事務局個人情報保護管理責任者は、総務課長をもってこれに充てるものとする。
(監査)
第 13 条 本会は、個人情報保護管理に関する監査責任者を置き、本会の個人データの安全管理措置及び実施状況が、個人情報保護法、第 26 条に規定する個人情報保護方針及び本規則に合致しているかを客観的に評価させるものとする。
2 監査責任者は、法規部担当副会長をもってこれに充てるものとする。
3 CPO は、監査の結果に基づき、安全管理措置の適正な実施に努めるものとする。
(役員等及び従業者の監督及び教育等)
第 14 条 本会は、安全管理措置その他の個人データの適正な取扱いの保護のため、役員等並びに事務局職員及び契約社員等従業者に対し、必要かつ適切な監督、教育等を 行うものとする。
(秘密の保持)
第 15 条 本会の個人データを取り扱う者は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないものとする。その業務に 係る職を退いた後も同様とする。
2 本会は、事務局職員及び契約社員等従業者が退職する場合、その者から、在職中に知り得た秘密の保持等に関し、誓約書(様
式第1号)の提出を受けるものとする。
(個人データの委託に伴う措置)
第 16 条 本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、個人データの保護について十分な措置を講じていると認められる者を選定するとともに、 委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
2 前項の監督を行うに当たっては、別に定める「個人データ取扱事務委託等の基準」に合致するよう努めるものとする。
(第三者提供の制限)
第 17 条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があ
る場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
四 単位会からの請求により、本会から当該単位会の会員に関する行政書士名簿の登録情報又は行政書士法人名簿の登載情報を、当該単位会に提供する場合
2 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、当該個人データの提供を
受ける者は、前項の規定の適用については、
第三者に該当しないものとする。
3 第1項に規定する本人の同意を得るにあたっては、本人に対し、以下に掲げる事項を提示するものとする。
一 個人データの提供先
二 第三者に提供される個人データの種類
三 第三者への提供の手段
四 提供先での個人データの利用目的及び方法
(保有個人データに関する事項の公表等)
第18条 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する
場合を含む。)に置くものとする。
一 本会の名称
二 すべての保有個人データの利用目的(第6条第5項に該当する場合を除く。)
三 次項〈利用目的の通知〉、次条第1項〈開示〉、第20条第1項〈訂正〉又は第21条第1項〈利用停止等〉若しくは第2項〈第三者提供の停止〉の規定による 求めに応じる手続(手数料の額を含む。)
四 本会が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
2 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、こ
れを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
二 第6条第5項に該当する場合
3 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞な
く、その旨を通知するものとする。
(開示)
第19条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データについて開示(当該本人が識別される保有個人データが存在し
ないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められた場合は、本人に対し、書面の交付による方法(開示の求め
を行った者が同意した方法があるときは、当該方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のい ずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一 本会の業務の適正な実施に著しい支障
を及ぼすおそれがある場合二 法令に違反することとなる場合
2 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対
し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
3 本会の会則を含む法令により、本人に対し第1項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人デ
ータの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適
用しない。
(訂正等)
第20条 本会は、本人から当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によってその内容の訂正、追加又
は削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には、以下の各号に掲げる場合を除き、利用目的の達成に
必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
一 法に規定された行政書士名簿の変更登録による訂正
二 法に規定された行政書士法人名簿の変更届出による訂正
三 前2号のほか、法令の規定により特別の手続が定められている場合
2 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等
を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するも
のとする。
(利用停止等)
第21条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第6条第1項又は第7条の規定に違反して取得されたもので
あるという理由若しくは第8条の規定に違反して取り扱われているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は
消去(以下この条において「利用停止等」という)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、
違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を 要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第17条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理
由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したとき
は、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者へ
の提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護
するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 本会は、前2項に規定する求めについて、利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第三者への提供を停止したとき若し くは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通
知するものとする。
(理由の説明)
第22条 本会は、第18条第3項、第19条第2項、第20条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められた措置の全部又は
一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その
理由を説明するよう努めるものとする。
(開示等の求めに応じる手続)
第23条 本会は、第18条第2項〈利用目的の通知〉、第19条第1項〈開示〉、第20条第1項〈訂正〉又は第21条第1項〈利用停止
等〉若しくは第2項〈第三者提供の停止の規定による求め(以下この条において「開示等の求め」という。)に関し、これを受
け付ける方法は、次に掲げるとおりとする。
一 開示等の求めの申出先は、「東京都目黒区青葉台3-1-6行政書士会館 日本行政書士会連合会会長」とする。
二 開示等の求めに際しては、個人情報開示等請求書(様式第2号)に必要事項を記載し、郵送又は持参にて提出すること
とする。
三 開示等の求めに際しては、請求者本人であることを証明する書類(請求者が行政書士である場合は行政書士証票の写
し)を添付することとする。また、代理人による請求の場合は、請求者本人であることを証明する書類のほか、代理人自
身であることを証明する書類に加えて法定代理人であることを証明する書類又は委任状を添付することとする。
四 第18条第2項〈利用目的の通知〉及び第19条第1項〈開示〉に関する請求については、所定の手数料を徴収するものと
し、本会が指定する口座に振り込むこととする。手数料の算出根拠は、本会のホームページ上で公表するものとする。
五 開示等の求めに対する回答は、文書にて本人限定受取郵便で行うものとする。
2 本会は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は、 本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、保有個人データの特定に資す
る情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
3 本会は、次に掲げる代理人による開示等の求めに応じるものとする。
一 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
二 開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人
(苦情及び問い合わせ等の処理)
第 24 条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情及び問い合わせ等に対する受付窓口を事務局に置き、これに迅速かつ適切に対応するものとする。
2 受付窓口で解決した事案については、事務局個人情報保護管理責任者は、CPO に一定期間毎に報告するものとする。
3 受付窓口で解決しなかった事案については、事務局個人情報保護管理責任者は、CPOに迅速に報告するものとする。
4 前項の報告を受けた CPO は、総務部でこれを検討させ、必要に応じて当該個人データの収集・保管担当部署の意見を聞いて、対応を決するものとする。
5 CPO は、受け付けた苦情及び問い合わせ等の内容を精査し、本会の個人情報保護体制の改善に反映するよう、努めるものとする。
(漏えいが発生した場合の措置)
第25条 本会は、個人情報の漏えいが発生した場合は、当該個人情報に類する個人情報の安全の確保を図るとともに、事実関係等
を本人に速やかに通知し、再発の防止に努めるものとする。
(個人情報保護方針の策定、公表)
第26条 本会は、別に定める個人情報保護方針を、本会のホームページ上で公表するものとする。
(文書管理)
第 27 条 本会は、以下に掲げる文書について、CPO 及び総務部に管理させるものとする。
一 個人情報保護方針
二 本規則
三 個人データ管理台帳

個人情報保護規則 附則 抄




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行政書士スノーク法務事務所
〒062-0052
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北海道行政書士会所属
北海道行政書士会札幌支部所属

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