職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則


職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第1章 総則


(目的)
第1条 この規則は、日本行政書士会連合会(以下「本会」という。)会則第 61 条の 2の規定に基づき、「戸籍謄本・住民票の写し等職務上請求書」(以下「職務上請求書」と
いう。)の適正な使用及び取扱いに関し必要な事項を定める。
(職務上請求書)
第2条 この規則において「職務上請求書」とは、戸籍、除籍若しくは原戸籍の謄本若しくは抄本、住民票、除票若しくは戸籍の附票の写し等(以下「戸籍謄本等」とい う。)の請求が、行政書士又は行政書士法人として職務上必要な場合に使用する用紙であって、本会が作成したものをいう。
2 職務上請求書は、様式第 1 号のとおりとし、第 18 条に規定する単位会からの必要冊数の報告に基づき、頒布するものとする。
3 削除

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第2章 行政書士の責務


第1節 使用上の責務
(様式の自己作成の禁止)
第3条 行政書士又は行政書士法人は、前条に定める職務上請求書のほかに、自ら職務上請求書の様式を作成し、またはこれを使用してはならない。
(使用上の責務)
第4条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書の使用及び管理にあたっては戸籍法(昭和 22 年 12 月 22 日号外法律第 224号)、同法施行規則(昭和 22 年 12 月 29 日号外司法省令第 94 号)、住民基本台帳法(昭和 42 年 7 月 25 日法律第 81 号)、戸籍の附票の写しの交付に関する省令(昭和 60 年12 月 13 日法務省、自治省令第1号)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和 60 年 12月 13 日自治省令第 28 号)及び行政書士法
(昭和 26 年 2 月 22 日法律第 4 号。以下「法」という。)等の趣旨を十分に理解し、本規則を遵守しなければならない。
(使用の制限)
第5条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書を、その職務上必要な請求に限り使用できるものとし、これ以外の請求や、身元調査等、人権侵害のおそれがある使 用は、これを行ってはならない。
2 削除
3 行政書士又は行政書士法人で他士業の兼業者は、他士業の職務を行うにあたっては、本会が作成した職務上請求書を使用してはならない。
(使用者)
第6条 個人開業の行政書士(行政書士の使用人である行政書士又は行政書士法人の社員若しくは使用人である行政書士以外の行政書士をいう。以下において同じ。)又 は行政書士法人は、職務上請求書を、当該行政書士本人若しくはその使用人である行政書士又は当該行政書士法人若しくはその使用人である行政書士以外の者に使用させてはならない。
2 行政書士又は行政書士法人が職務上請求書を使用して戸籍謄本等を請求する際、当該行政書士又は行政書士法人の使者とすることができる者は、当該行政書士又 は行政書士法人の補助者(法施行規則第5条又は第12条の3に規定する「補助者」をいう。)のみとする。
(行政書士証票等の提示)
第7条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書を使用して行政庁窓口に出向き戸籍謄本等を請求する場合は、行政書士にあっては徽章を着用するとともに、行政書士証票又は単位会が発給した会員証を、行政書士法人にあっては有効な登記事項証明書等を提示しなければならない。
2 使者として補助者を行政庁窓口に出向かせる場合は、補助者章を着用させるとともに、単位会が発給した補助者証を提示させなければならない。
(記載)
第8条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書に、不実の記載をしてはならない。
2 職務上請求書の利用目的の種別欄等各欄は、行政書士又は行政書士法人の職務上請求に該当することが明確になるよう、具体的に記載しなければならない。
3 職務上請求書には、本会が定める「記入要領」に反した記載(記入要領の定めにより記載することとされた事項を記載しないことを含む。)をしてはならない。
4 職務上請求書の記載内容について、提出した行政庁窓口等から質問を受けたときは、これに誠実に回答しなければならない。
(戸籍謄本等の送付先)
第9条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書を使用して郵便により戸籍謄本等を請求する場合は、戸籍謄本等の送付先を、請求者である行政書士の事務所又は行政書士法人の主たる事務所若しくは従たる事務所宛としなければならない。
第2節 保管・管理上の責務
(譲渡等の禁止)
第 10 条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書を、何人にも譲り渡し、又は貸与してはならない。
(適正な管理)
第 11 条 行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書の盗難、紛失又は毀損を防止するよう、適切に管理しなければならない。
2 個人開業の行政書士又は行政書士法人は、その使用人である行政書士又は補助者が当該行政書士又は行政書士法人の管理に属する職務上請求書に関して行った行 為に ついては、その責任を負わなければならない。
3 職務上請求書の綴りは、使用中のものを含めて、個人開業の行政書士である会員は 2 冊まで、行政書士法人である会員は 2 冊に加えて所属する社員行政書士の人数に 2 を乗じた数まで、所有することができるものとする。
(帳簿への記録)
第 12 条 個人開業の行政書士又は行政書士法人は、受託事件に関して職務上請求書を使用したときは、法第 9 条又は第 13 条の 17 に規定する帳簿に、その使用した職務上請求書の払出し番号を記載しなければならない。
(使用済み控えの保管)
第 13 条 個人開業の行政書士又は行政書士法人は、職務上請求書の使用済み控えを、2 年間保管しなければならない。
2 前条の事件簿及び前項の控えについて、所属単位会等からの提出要請があったときは、これに応じなければならない。
(報告及び届出義務)
第 14 条 個人開業の行政書士又は行政書士法人は、自己の職務上請求書が盗難に遭ったとき又は紛失したときは、その旨を、速やかに所属する単位会に報告するととも に、発生地管轄の警察署に盗難届出書又は遺失物届出書
を提出しなければならない。
2 自己の職務上請求書が第三者により使用 されたことを知ったとき又はそのおそれがあることを知ったときは、その旨を、速やかに所属する単位会に報告しなければならない。
(返戻義務)
第 15 条 個人開業の行政書士又は行政書士法人は、次の各号のいずれかに該当することとなったときは、保有している未使用の職務上請求書(一部使用済みのものを含 む)のすべてを、所属する単位会に速やかに返戻しなけ
ればならない。
一 法第 6 条の 5 の規定により登録が取り消されることとなったとき
二 法第 7 条の規定により登録が抹消されることとなったとき又は法第 13 条の 19
の規定により解散することとなったとき
三 都道府県知事から、職務上請求書の不適正な使用又は管理を理由とする、法第
14 条又は第 14 条の 2 の規定に基づく懲戒処分を受けたとき
四 単位会長から、職務上請求書の不適正な使用又は管理を理由とする、単位会会
則の規定に基づく処分を受けたとき
第 16 条 削除
(戸籍謄本等の取扱い)
第 17 条 行政書士又は行政書士法人は、交付を受けた戸籍謄本等については、特段の注意をもって取り扱い、職務上必要な場合を除き、何人にも譲り渡し、閲覧させ、複 写させ、又は貸与してはならない。

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第3章 単位会への頒布

(必要冊数の報告)
第 18 条 単位会は、毎年 2 月に、次年度に払出しが予見される冊数について、本会にこれを報告するものとする。
(頒布の管理)
第 19 条 本会は、単位会に頒布した職務上請求書の払出し番号について管理するものとする。

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第4章 購入及び単位会による払出し事務


(払出し事務の取扱い)
第 20 条 職務上請求書の払出し事務は、単位会のみが取り扱うこととする。
2 職務上請求書購入の申込み及び受け取りは、購入希望者である個人開業の行政書士本人又は当該行政書士法人に限るものとする。
(払出し履歴の管理)
第 21 条 単位会は、職務上請求書の使用頻度を確認するため、会員毎に「払出し履歴管理表」(様式例)を作成し、購入履歴を管理するものとする。
2 「払出し履歴管理表」で管理すべき事項は、次に掲げるとおりとする。ただし、単位会の実情により管理する事項を加えることを妨げない。
一 申込日、払出日、払出方法及び郵送による払出しの場合は配達結果
二 払出し番号
三 控え綴りの確認日
四 第 24 条に規定する審査結果
3 職務上請求書の購入履歴のある行政書士又は行政書士法人が、他の都道府県の区域内に、行政書士にあっては事務所、行政書士法人にあっては主たる事務所又は 従たる事務所を移転したときは、「払出し履歴管理表」を閉鎖して移転先の単位会に「払出し履歴管理表」の写しを送付し、閉鎖した「払出し履歴管理表」を 2 年間保管するものとする。
4 事務所移転により「払出し履歴管理表」の写しの送付を受けた単位会は、当該「払出し履歴管理表」に基づき新たな「払出し履歴管理表」を調製するとともに、 当該会員の職務上請求書の保有冊数を管理するものとする。
(購入申込み)
第 22 条 職務上請求書の購入を希望する個人開業の行政書士又は行政書士法人は、「購入申込書」(様式第 2 号)に必要事項を記入し、「誓約書」(様式第 3 号)の内容を確認して次に掲げる者が署名した後、それぞれに職印を押印したものを所属する単位会に提出しなければならない。
一 個人開業の行政書士 当該行政書士本人
二 行政書士法人 当該行政書士法人の社員(代表する社員がある場合はその者)
2 2 回目以降の購入を希望する個人開業の行政書士又は行政書士法人は、前項の「購入申込書」及び「誓約書」に加え、職務上請求書
の使用済み控え綴りを所属する単位会に提出し、記載内容の確認を受けなければならない。
(不完全な使用済み控え綴りの取扱い)
第 23 条 2 回目以降の購入を希望する個人開業の行政書士又は行政書士法人は、切り離し等により、使用済み職務上請求書の控え綴りが払出しを受けた枚数に満たない場合 は、切り離した職務上請求書の控え 1 枚につき「控え用紙紛失報告書」(様式第 4 号)1 枚を作成し、使用済みであることを証明する帳簿の写しを添えて、その請求内容を単位会長に報告しなければならない。
2 使用済み職務上請求書の控え綴りのうち、依頼者の氏名又は名称等利用目的の種別欄及び提出先又は提出先がない場合の処理が未記入のものがある場合には、未 記入の職務上請求書の控え 1 枚につき「利用目的の種別欄等未記入理由書」(様式第 5 号)1 枚を作成し、その未記入の理由を単位会長に報告しなければならない。
3 紛失等により使用済み職務上請求書の控え綴りを提出できない場合は、「顛末書」を作成し、使用済みであることを証明する帳簿の写しを添えて、その理由を単 位会長に報告しなければならない。
4 単位会は、「控え用紙紛失報告書」、「利用目的の種別欄等未記入理由書」又は「顛末書」が付された購入申込みを受けたときは、これを単位会長に報告するも のとする。
(払出しに伴う確認及び審査)
第 24 条 職務上請求書の購入申込みを受けた単位会は、必要書類の確認を行い、書類の不足又は次に掲げる事項に該当する場合には、単位会長に報告し、所管部署におい て払出しの可否について審査を受けるものとする。この場合において、単位会長は、提出書類に基づき審査を行い、一定期間払出しを凍結することができる。
一 行政書士又は行政書士法人業務と認められない利用目的の種別欄等
二 誤記入や不明確な記載の頻出
三 異常な使用頻度
四 前条に規定する「控え用紙紛失報告書」、「利用目的の種別欄等未記入理由書」又は「顛末書」が付された購入申込み
2 前項の審査結果は、第 21 条に規定する「払出し履歴管理表」に記入するものとする。
(払出し冊数の制限)
第 25 条 単位会は、1 回の購入申込みに対し、個人開業の行政書士である会員は 2 冊を、行政書士法人である会員は 2 冊に加えて所属する社員行政書士の人数に 2 を乗じた数を超えて払い出してはならないものとする。
(郵送による購入申込み)
第 26 条 個人開業の行政書士又は行政書士法人は、所属する単位会が郵送による購入申込みの受付を認めている場合に限り、郵送による購入申込みをすることができるも のとする。
2 前項の申込みは、簡易書留郵便を利用して、「購入申込書」、「誓約書」及び職務上請求書の使用済み控え綴りを郵送しなければならない。
(郵送による払出し)
第 27 条 単位会は、郵送による払出しを行うときは、新たに払い出す職務上請求書とともに、購入申込みの際に提出された職務上請求書の使用済み控え綴りを返却するも のとする。
2 前項の郵送は、本人限定受取郵便を利用する等、行政書士本人又は当該行政書士法人に確実に渡る手段によるものとする。
3 行政書士法人に対する前項の郵送は、第22 条第 1 項第二号に掲げる者をその名あて人とする。

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第5章 単位会及び日本行政書士会連合会における管理


(守秘義務)
第 28 条 本会及び単位会の会長、役員及び事務局職員は、行政書士又は行政書士法人の職務上請求書の取扱いに関して知り得た情報について、当該行政書士又は行政書士法人の職務上の秘密及び権利を不当に侵害することがないよう、特段の注意を払わなければならない。
(返戻の要求)
第 29 条 単位会は、第 15 条に定める返戻義務を履行しない行政書士又は行政書士法人に対し、返戻を求めることができる。
2 死亡により登録を抹消されることとなった行政書士又は解散により退会することとなった行政書士法人が所有していた職務上請求書は、その親族等又は社員等に 返戻を求め、所在不明等の理由により返戻されない場合又は返戻された綴りに不足がある場合は、当該親族等又は社員等に発見次第返戻する旨の念書を求めるこ とができる。
(返戻された職務上請求書の取扱い)
第 30 条 単位会は、第 15 条の規定により返戻された職務上請求書の綴りが全て未使用だったときは、これを裁断処理するものとする。
2 返戻された職務上請求書の綴りが、一部使用済みのものであったときは、未使用分を裁断処理した後、当該個人開業の行政書士又は
行政書士法人が控えを2年間保存するために、これを返却するものとする。
3 前 2 項により裁断処理したときは、その履歴を当該会員に係る「払出し履歴管理表」を含む管理簿に記載するものとする。
4 返戻された職務上請求書の購入費用については、これを返金しないものとする。
(盗難等の報告及び未返戻の取扱い)
第 31 条 単位会長は、個人開業の行政書士又は行政書士法人から第 14 条に規定する報告を受けたとき又は第 15 条に規定する返戻義務(死亡による登録抹消又は解散による退会によりその親族等又は社員等が返戻すべきものを含む。)が履行されないときは、次に掲げる先 に連絡又は報告し、周知を図ることとする。行政書士又は行政書士法人が職務上請求書を用いて不正に戸籍謄本等の交付を受けた
と認められる場合及び行政書士又は行政書士法人が職務上請求書を不正に第三者に譲り渡したと認められる場合も、同様とする。
一 当該地区管轄の法務局又は地方法務局
二 当該都道府県
三 日本行政書士会連合会
四 その他単位会長が必要と認めた先
2 本会は、前項の規定により単位会長から受けた報告について、総務省自治行政局行政課及び市町村課に報告し、周知を図るこ
ととする。
(払出し実態の報告)
第 32 条 単位会長は、各年度末に、次に掲げる事項を本会に報告するものとする。
一 総払出し冊数
二 第 31 条により法務局等に届け出た者の氏名又は名称及び払出し番号
三 疑義事案とその対応
四 その他、報告が必要と思われる事項
(適正使用の徹底)
第 33 条 本会及び単位会は、本規則を会報やホームページに掲載し、職務上請求書の適正な使用を図るとともに、研修会等で周知徹底を図るよう努めるものとする。

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第6章 責務違背等に対する措置


(疑義ある事案への措置)
第 34 条 第 3 条から第 17 条に規定する責務に違背することは、行政書士又は行政書士法人の信用又は品位を害し、行政書士又は 行政書士法人たるにふさわしくない重大な非行に該当するものであることから、単位会長は、当該違背の疑義がある行政書士又は行政書士法人に対し、職務上請 求書の使用状況等の報告を求め、必要に応じて措置を講ずることができる。
2 前項の措置を講ずるにあたり、当該行政書士(当該行政書士が使用人である行政書士の場合は、その者を使用する個人開業の行政書士)又は行政書士法人に対 し、職務上請求書の使用済み控え、事件簿、領収証の控えその他必要な書類の提出を求めることができる。
(購入及び使用の禁止)
第 35 条 職務上請求書の不適正な使用又は管理を理由として都道府県知事又は単位会長から処分された行政書士又は行政書士法人は、第 15 条の規定に基づき職務上請求書の返戻義務が課されるとともに、次に掲げる期間において、職務上請求書の購入及び使用を禁止するものとする。
一 法第14 条第一号又は第 14 条の 2 第一号の処分は、処分の日から 1 年
二 法第 14 条第二号又は第 14 条の 2 第二号の処分は、業務の停止の日から期間終
了の翌日より 2 年
三 単位会会則に基づく訓告処分は、処分の日から 1 年
四 単位会会則に基づく会員権の停止処分は、会員権の停止の日から期間終了の翌日より 1 年
五 単位会会則に基づく廃業勧告処分又は解散勧告処分は、処分の日から 5 年

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 第7章 単位会会則等への委任

(単位会会則等への委任)
第 36 条 本規則に定める事項のほか、払出しの方法、条件及び管理方法等については、単位会の会則及び規則等の定めによるものとする。
(事務局への委任)
第 37 条 単位会は、職務上請求書の払出し事務及び管理等について、これを事務局に行わせることができる。

職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則 附則 抄




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